แก้ไขจุดอ่อนในการจ้างงาน จากข้อผิดพลาดของ HR รุ่นก่อน

ทุกวันนี้การผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนกันของพนักงานหน้าเก่าและใหม่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา และการลาออกของพนักงานก็ถือเป็นเรื่องธรรมดาที่ยากจะควบคุมได้ ฉะนั้นกระบวนการค้นหาและว่าจ้างพนักงานใหม่จึงเป็นภารกิจที่ค่อนข้างยุ่งยากและท้าทายสำหรับพนักงานฝ่ายบุคคล ในบทความนี้เราจะมาพูดถึงข้อผิดพลาดและจุดอ่อนทั้งโดยตั้งใจและไม่ตั้งใจในกระบวนการว่าจ้างพนักงานกันค่ะ

1. ความผิดพลาดในการคัดกรองผู้สมัครงานที่เหมาะสม 

การคัดกรองผู้สมัครงานเป็นหนึ่งในวิธีการที่ง่ายที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการพัฒนากระบวนการว่าจ้างงาน แต่ทว่า HR หลาย ๆ คนกลับละเลยที่จะคัดกรองผู้สมัครงานก่อนการสัมภาษณ์งาน

เรซูเม่และใบสมัครงานเป็นเครื่องมือชั้นดีที่คุณจะหยิบมาใช้เมื่อไหร่ก็ได้ การอ่านเรซูเม่และวิธีที่ผู้สมัครงานใช้กรอกใบสมัครงานจะทำให้คุณรู้ว่าผู้สมัครงานคนนี้มีบุคลิกลักษณะอย่างไร ในการอ่านเรซูเม่ขอให้คุณตรวจสอบตัวสะกดและการใช้คำของผู้สมัครงาน เพราะสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้สามารถบ่งบอกนิสัยได้ว่าผู้สมัครงานคนนั้นเป็นคนยังไง เป็นคนเลินเล่อไหม ละเอียดรอบคอบในการทำงานหรือไม่ ลองคิดดูว่า ถ้าแค่ใบสมัครงานเขายังไม่ใส่ใจจะทำให้มันถูกต้อง หากเราจ้างเขาเข้ามาทำงานเขาอาจจะสร้างปัญหาให้กับงานและองค์กรได้

แม้ว่าตอนนี้คุณอาจจะกำลังจมอยู่กับเรซูเม่และใบสมัครงานเป็นร้อย ๆ จนไม่มีเวลาตรวจสอบให้ถ้วนถี่ พึงระลึกไว้เสมอว่าอย่างน้อยคุณควรใช้เวลาในการตรวจสอบบุคคลอ้างอิงที่ผู้สมัครงานกล่าวถึงในใบสมัครงานอย่างละเอียด เพราะหากคุณรับคนเข้ามาทำงานโดยไม่ลองคุยกับบุคคลอ้างอิงคุณอาจรับปัญหาเข้ามาโดยไม่รู้ตัว ในขณะเดียวกันหากคุณเจอใบสมัครที่เข้าตา อยากให้คุณใช้เวลาเพียงแค่ 2-3 นาทีในการโทรศัพท์หาบุคคลที่เขาอ้างอิงนั้น ๆ เพราะเวลาสั้น ๆ ที่ใช้ในการคัดกรองผู้สมัครงานจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการแก้ปัญหา ถ้าคุณว่าจ้างพนักงานที่ไม่เหมาะสมเข้ามาทำงานในองค์กรค่ะ

2. มองข้ามพนักงานภายในองค์กร

ผู้สมัครงานจากภายนอกอาจนำมาซึ่งประสบการณ์และความชำนาญสดใหม่ที่พนักงานภายในองค์กรขาดอยู่ แต่อย่าลืมว่าการนำคนนอกเข้ามาในองค์กรอาจนำมาซึ่งปัญหาแบบใหม่ ๆ ได้เช่นกัน

แม้ว่าความขัดแย้งระหว่างพนักงานจะเป็นเรื่องสามัญที่เกิดขึ้นในทุกที่ แต่การว่าจ้างพนักงานใหม่แกะกล่องที่ยังไม่คุ้นเคยกับองค์กร อาจรบกวนบรรยากาศในการทำงาน ก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างพนักงานเก่าและส่งผลลบต่อการปฏิบัติงานได้ ดังตัวอย่าง กรณีศึกษาของโฮมดีโปต์ (Home Depot) บริษัทยักษ์ใหญ่ที่ให้บริการขายสินค้าและบริการที่เกี่ยวกับการก่อสร้างบ้านและสวนในอเมริกาที่ว่าจ้างอดีตซีอีโอ บ็อบ นาร์เดลี่จากจีอี (General Electric) เข้ามาบริหารงานและถูกวิพากษ์วิจารณ์อย่างรุนแรงจากสื่อถึงวิธีการทำงานของบ็อบที่ขาดความเข้าใจในวัฒนธรรมของโฮมดีโปต์ และบริหารงานไปในทิศทางตรงกันข้ามกับทิศทางของบริษัทโดยการไล่ผู้บริหารรุ่นเก่าที่อยู่กับองค์กรมานานออกทันทีที่ได้รับตำแหน่ง และใช้มาตรการการประหยัดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ทำให้พนักงานและลูกค้ารู้สึกแปลกแยก แม้ว่าการกระทำนั้นจะส่งผลให้โฮมดีโปต์มีกำไรที่เพิ่มขึ้นและบ็อบได้รับผลตอบแทนที่งดงาม แต่กลับส่งผลให้ความนิยมของพนักงานและลูกค้าที่มีต่อโฮมดีโปต์ลดลงอย่างมากจนกระทบต่อราคาหุ้นที่ลดลงเฉียบพลัน ทำให้บ็อบต้องลาออกจากตำแหน่งในท้ายที่สุด แฟรงค์ เบลคซึ่งเป็นรองประธานกรรมการในขณะนั้นและเป็นคนเก่าแก่ในบริษัทก้าวขึ้นมาดำรงตำแหน่งแทนและทำให้สถานการณ์คลี่คลายลง

จากตัวอย่างข้างต้นพบว่า ในบางสถานการณ์การโปรโมทพนักงานภายในองค์กรแทนที่จะว่าจ้างพนักงานใหม่อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะพนักงานปัจจุบันจะมีความเข้าใจในวัฒนธรรมและคุณค่าขององค์กรเป็นทุนเดิมและเรายังมั่นใจด้วยว่าความเชื่อในการทำงานของเขาเหล่านั้นมีความสอดคล้องกับองค์กรโดยที่ไม่ต้องเสียเวลาปลูกฝังกับพนักงานใหม่ และทำให้การทำงานราบรื่นไปตลอดรอดฝั่ง

3. ไม่ตรวจสอบภูมิหลังของผู้สมัครงานให้ถี่ถ้วน

การตรวจสอบภูมิหลังของผู้สมัครงานอาจฟังดูเว่อร์วัง และไม่จำเป็นสำหรับบางองค์กร แต่ในยุคนี้ที่การตกแต่งประวัติในใบสมัครงานและเรซูเม่หรือแม้กระทั่งปลอมใบเรซูเม่ขึ้นมาเพื่อให้ได้งานนั้นทำได้ง่ายยิ่งกว่าปอกกล้วยเข้าปาก การตรวจสอบประวัติของผู้สมัครงานจึงเป็นสิ่งที่แพร่หลายมากขึ้น เพราะการตรวจสอบประวัติจะทำให้คุณตัดสินใจได้ว่าผู้สมัครงานนั้น ๆ มีความจริงใจและมีประวัติการทำงานที่น่าเชื่อถือได้มากน้อยแค่ไหน อยากให้คุณตรวจสอบให้มั่นใจว่าในใบสมัครงานขององค์กรมีช่องที่เขียนว่า “สละสิทธ์” หรือไม่ในการอนุญาตให้องค์กรตรวจสอบภูมิหลังและประวัติการทำงาน เพราะข้อความนี้จะเป็นสิ่งที่ช่วยปกป้ององค์กรในแง่กฎหมายได้หากผู้สมัครงานจะไม่พอใจและไปร้องเรียนขึ้นมาว่าถูกตรวจสอบประวัติโดยไม่ได้รับอนุญาต

4. ไม่สนใจประสบการณ์ที่ผู้สมัครงานได้รับหลังสมัครงาน

ในช่วงฤดูกาลหางานและจ้างงานกันอย่างบ้าคลั่งนั้น บ่อยครั้งที่ HR ละเลยประสบการณ์ที่ผู้สมัครงานจะได้รับจากการสมัครงานไป หากคุณกำลังสงสัยว่าทำไมประสบการณ์หลังการสมัครงานของผู้สมัครถึงสำคัญ และนี่คือเหตุผล จากผลการวิจัย The Brandon Hall Group ซึ่งเป็นบริษัทสำรวจและวิจัยด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์ชื่อดังพบว่า องค์กรที่ลงทุนให้เวลาและความพยายามไปกับการสร้างความประทับใจให้กับผู้สมัครงานผ่านกระบวนการจ้างงาน จะได้ผู้สมัครงานที่มีคุณภาพที่ดีขึ้นเพิ่มจากเดิมถึง 70% ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น ?

อาจเป็นได้ว่าแม้ว่าผู้สมัครงานจะไม่ได้รับการว่าจ้างแต่เขาได้รับประสบการณ์ที่ดีในการมาสมัครงานกับองค์กร ดังนั้นเขาเหล่านั้นอาจจะเป็นกระบอกเสียงที่ดีที่ช่วยสร้างภาพลักษณ์ในทางบวกให้กับองค์กรได้ หลักการนี้สามารถใช้ได้กับผู้สมัครงานที่ได้รับการว่าจ้าง เพราะเขาจะยิ่งช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ให้กับองค์กรให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

การสร้างประสบการณ์ที่ดีหลังสมัครงานให้กับผู้สมัครงานทำได้ง่าย ๆ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะปล่อยให้ผู้สมัครงานกระวนกระวายกระหายใคร่รู้ถึงสถานะของตัวเองว่าจะได้งานหรือไม่ ใบสมัครที่ส่งไปถึงมือผู้ประกอบการหรือเปล่า คุณควรลงทุนกับระบบจัดการทรัพยากรบุคคลที่ดีที่จะช่วยแจ้งให้ผู้สมัครงานรับทราบความคืบหน้าของสถานะของตัวเองได้โดยอัตโนมัติ สละเวลาและทุ่มเทแรงกายและใจของคุณในการทำให้ผู้สมัครงานมั่นใจได้ว่าเขาจะได้รับประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมในการสมัครงาน ซึ่งระบบ Recruitment Centre ของ jobsDB สามารถแจ้งสถานะใบสมัครงานของผู้สมัครงาน โดยคลิกที่ปุ่ม Shortlist (ผู้ที่น่าสนใจ) ซึ่งจะไปแสดงในหน้าของผู้สมัครงานว่า “ผู้ประกอบการเปิดอ่านแล้ว” และ Not Suitable (ไม่เหมาะสม) จะไปแสดงในหน้าของผู้สมัครงานว่า “คุณสมบัติไม่ตรงตามต้องการ”

เพื่อที่ผู้สมัครงานจะได้ทราบสถานะของตัวเอง และจะได้ทราบว่าตัวผู้สมัครงานเองจะทำอย่างไรต่อไปกับตัวเองดี

ในฐานะที่ HR คือประตูหน้าด่านขององค์กร เป็นหน้าที่ที่คุณต้องทำให้ผู้สมัครงานที่ใช่ได้รับการต้อนรับเป็นอย่างดีจากองค์กร ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ในระหว่างกระบวนการจ้างงานอาจส่งผลเสียต่อองค์กรโดยรวมได้ แต่หาก HR ได้เรียนรู้จากความผิดพลาดของ HR รุ่นก่อน ๆ และนำความรู้และประสบการณ์ที่ได้รับจากความผิดพลาดนั้นมาปรับปรุงและพัฒนาระบบการจ้างงานให้ดีขึ้น เราเชื่อว่าความสำเร็จในการจ้างงานจะอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อมแน่นอน