HR ต้องรู้! คัดเลือกพนักงานใหม่อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

ว่าด้วยขั้นตอนการสรรหาพนักงานใหม่ นอกจากขั้นตอนหลักๆ เช่น การวางแผน กำหนดรายละเอียดงาน การประกาศรับสมัคร การคัดเลือก การสัมภาษณ์ และสรุปผล ซึ่งถือเป็นวิธีพื้นฐานที่ HR ทุกที่นิยมปฏิบัติกันอยู่แล้ว ก็ยังมีระบบการคัดเลือกผู้สมัครงานที่เน้นวิเคราะห์ลักษณะนิสัยและพฤติกรรมอย่างเจาะลึกอีกด้วย โดยวิธีนี้จะช่วยให้การคัดเลือกพนักงานใหม่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ก่อนจะไปเรียนรู้ขั้นตอนการคัดเลือกพนักงานใหม่อย่างเข้มข้น เรามาดูถึงความสำคัญในการสรรหาพนักงานใหม่กันก่อน ซึ่งพนักงานทุกคนในองค์กรนั้นถือเป็นจิ๊กซอว์สำคัญที่จะช่วยให้บริษัทเดินหน้าต่อไปได้ ถ้าขาดจิ๊กซอว์ชิ้นใดชิ้นหนึ่งไป อาจทำให้ธุรกิจสะดุดหรือเกิดปัญหาระหว่างทางได้ แต่ทั้งนี้บุคลากรที่จะมาเป็นจิ๊กซอว์ส่วนสำคัญนั้น ก็ต้องเป็นบุคคลที่มีความสามารถ มีประสบการณ์ ความรู้ หรือทักษะต่างๆ ที่เหมาะสมด้วย ดังนั้นการเฟ้นหาบุคลากรที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากที่ทุกองค์กรต้องใส่ใจ เพราะหากได้คนที่ไม่มีคุณภาพมา ก็ต้องเสียเวลาให้การคัดเลือกพนักงานใหม่ๆ อยู่เรื่อยๆ นั่นเอง

การวางแผนที่ดีถือว่ามีชัยไปกว่าครึ่ง เช่นเดียวกันกับการคัดเลือกพนักงานใหม่ ฝ่าย HR และบริษัทจึงต้องมีการเตรียมตัวและวางแผนให้ชัดเจน เพื่อการคัดเลือกบุคลากรที่ทรงประสิทธิภาพที่สุด และลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนออกไปได้ ซึ่ง 5 วิธีการเตรียมตัวที่เราอยากแนะนำ ได้แก่

HR ควรมีกำหนดให้ชัดเจนว่าจะมีใครที่เข้าร่วมในการสัมภาษณ์พนักงานใหม่บ้าง ซึ่งคนกลุ่มนี้ต้องเป็นคนที่มีอำนาจการตัดสินใจในการฟันธงว่า Candidate มีคุณสมบัติครบถ้วนหรือไม่ เช่น ผู้จัดการ, หัวหน้าฝ่าย หรือฝ่ายสรรหาบุคลากรจากทีม HR รวมไปถึงผู้บริหารระดับสูง เป็นต้น โดยการกำหนดผู้สัมภาษณ์หลายคนถือเป็นการช่วยเพิ่มโอกาสให้ผู้สมัครได้เรียนรู้วัฒนธรรมองค์กรได้ง่ายขึ้น ได้เข้าใจถึงการทำงานของแต่ละฝ่ายได้ชัดเจน ส่วนฝั่งของบริษัทเองก็จะได้ช่วยกันตัดสินใจได้ง่ายขึ้นเช่นกัน

แม้การมีผู้สัมภาษณ์หลายคน บางคนอาจมองว่าเป็นการมากเรื่อง หรืออาจเกิดความเห็นไม่ลงตัวในการคัดเลือกผู้สมัครได้ แต่จริงๆ แล้วหากมีการกำหนดหลักเกณฑ์การพิจารณาที่ชัดเจนร่วมกัน ก็จะช่วยปิดช่องว่างของปัญหาตรงนี้ลงได้ ซึ่งต้องมีการคุยกันให้ชัดเจนว่าคุณลักษณะแบบไหนที่เหมาะสมกับผู้สมัครงานในตำแหน่งต่างๆ สามารถแชร์ไอเดียร่วมกันได้ ว่าใครอยากได้พนักงานใหม่แบบไหนมาร่วมงานด้วย

จากนั้นเมื่อได้ข้อสรุปร่วมกันแล้ว ก็ควรลิสต์หลักเกณฑ์การพิจารณาออกมาเป็นข้อๆ เพื่อใช้ขั้นตอนการพิจารณาใหม่ต่อไป โดยขั้นตอนอาจทำกันเพียงครั้งแรกครั้งเดียว และสามารถเก็บหลักเกณฑ์ไปไว้ใช้คัดเลือกบุคลากรคนอื่นๆ ต่อไปในอนาคตได้อีกด้วย

เช่นเดียวกันกับขั้นตอนการสัมภาษณ์งาน เมื่อมีผู้พิจารณาหลายคน ก็ต้องมีการจัดทำหลักเกณฑ์ในการสัมภาษณ์งานร่วมกัน ว่าควรใช้คำถามแบบไหน และแน่นอนการสัมภาษณ์จะต้องมีมากกว่า 1 รอบ ดังนั้นจึงต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าการสัมภาษณ์ในแต่ละรอบ จะมีใครเข้าร่วมบ้าง ใครจะเป็นคนถามคำถามไหน เพื่อใช้วัดผู้สมัครในเรื่องใด จากนั้นจึงค่อยลิสต์คำถามออกมาให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์งานในแต่ละครั้ง

ข้อดีของการกำหนดมาตรฐานในการสัมภาษณ์งาน คือ เป็นการหลีกเลี่ยงความรู้สึกส่วนตัวหรืออคติต่อผู้สมัครงาน รวมไปถึงเรื่องของความลำเอียง โดย HR อาจลองจัดทำแบบประเมินหรือเช็กลิสต์ให้กับผู้สัมภาษณ์งานได้ใช้ในระหว่างขั้นตอนการสัมภาษณ์หรือหลังจากการสัมภาษณ์เสร็จสิ้น เพื่อเป็นการวิเคราะห์และให้คะแนน Candidate แต่ละคนเก็บไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

ซึ่งวิธีการนี้จะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์วิเคราะห์ถึงคุณสมบัติของผู้สมัครได้อย่างละเอียดมากขึ้น ได้พิจารณาอย่างถี่ถ้วนว่าผู้สมัครคนนั้นๆ เหมาะสมกับตำแหน่งงานมากน้อยเพียงใด มีความสอดคล้องกับเช็กลิสต์ที่จัดทำไว้หรือไม่ อีกทั้งยังถือประโยชน์ในการเก็บรวบรวมข้อมูล เพราะบางครั้งเมื่อมี Candidate ก็ย่อมทำให้ผู้พิจารณษเกิดความสับสนได้ แต่ถ้าหากมีเช็กลิสต์เก็บไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ก็จะช่วยให้ร่วมกันพิจารณาได้อย่างถี่ถ้วนยิ่งขึ้นและไม่เกิดการตกหล่น

ขั้นตอนสุดท้ายคือการหาข้อสรุปร่วมกัน โดยให้ผู้สัมภาษณ์ทุกคนเข้ามาประชุมร่วมกันอีกครั้ง โดยนำเอาเช็กลิสต์หรือหลักเกณฑ์มาวิเคราะห์และหาข้อสรุปร่วมกันว่าผู้สมัครคนไหนเข้าตามากที่สุด โดยอาจลองเลือกผู้เข้ารอบเอาไว้เป็นอันดับ 1 หรืออันดับ 2 ด้วย ป้องกันในกรณีที่ผู้ผ่านการคัดเลือกคนแรก ไม่สะดวกที่จะมาร่วมงานด้วยแล้ว จะได้ทำการติดต่อผู้สมัครอันดับ 2 ได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องมานั่งประชุมกันใหม่อีกครั้ง

เมื่อมีการวางแผน เตรียมตัว กำหนดผู้สัมภาษณ์ และเช็กลิสต์ต่างๆ เสร็จสิ้นแล้ว คราวนี้เรามาเจาะลึกถึงวิธีการคัดเลือกพนักงานใหม่ให้ละเอียด ซึ่งมีตัวอย่างในการคัดเลือกดังนี้

ควรมีการสังเกตผู้สมัครงานใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นก้าวเข้ามาในองค์กร โดยผู้พิจารณาอาจลองสอบถามตั้งแต่ รปภ. หรือพนักงานต้อนรับ ว่าผู้สมัครงานใหม่เป็นอย่างไรบ้าง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการวางตัวหรือการพูดคุยกันคนรอบข้าง นอกจากนี้ยังอาจลองหาพนักงานในบริษัทสักคนให้แกล้งไปนั่งใกล้ๆ กับผู้สมัครงานใหม่ เพื่อดูว่าเขามีมนุษยสัมพันธ์เป็นอย่างไร

นอกจากนี้อาจลองสังเกตพฤติกรรมหรือการปฏิสัมพันธ์กับผู้สมัครงานคนอื่นๆ ด้วย ในกรณีที่มีการเรียกสัมภาษณ์พร้อมกันหลายคน เพราะการแอบสังเกตพฤติกรรมจะสามารถมองเห็นธาตุแท้ได้ดีกว่าการวัดในห้องสัมภาษณ์ เนื่องจากเมื่อถึงขั้นตอนการสัมภาษณ์ ผู้สมัครงานส่วนใหญ่มักมีการเตรียมตัวมาอย่างดีแล้ว

ในการคัดเลือกผู้สมัครงานบางตำแหน่ง เช่น พนักงานขาย หรือตำแหน่งที่ต้องมีการพรีเซนต์งานกับลูกค้า อาจลองใช้วิธีนี้เข้ามาเพื่อคัดเลือกพนักงานใหม่ได้ ซึ่งผู้สมัครงานจะได้รับมอบหมายให้แสดงบทบาทสมมติตามหัวข้อที่กำหนด เช่น การเจรจาต่อรองกับลูกค้า หรือการนำเสนอธุรกิจ ซึ่งหน้าที่ของผู้คัดเลือกคือต้องกำหนดโจทย์หรือเตรียมตัวละครเพื่อใช้โต้ตอบกับผู้สมัครในการแสดงบทบาทสมมติ หากเป็นโจทย์การนำเสนอ อาจลองกำหนดเวลาให้ผู้สมัครดำเนินการพรีเซนต์ตามโจทย์ให้ทันตามเวลาที่กำหนด

ซึ่งผู้ประเมินจะรู้ได้ว่าผู้สมัครมีทักษะในการเจรจาต่อรองหรือการนำเสนอมากน้อยเพียงใด มีบุคลิกภาพที่เหมาะสมในการออกไปพบลูกค้ารายสำคัญหรือไม่ รวมไปถึงมีทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าหรือเปล่า ถ้าหากผู้สมัครงานไม่มีความสามารถในด้านนี้จริงๆ ต่อให้เตรียมตัวในขั้นตอนการสัมภาษณ์มาดีแค่ไหน ก็จะทำให้ผู้คัดเลือกรู้ได้ว่า เขายังขาดคุณสมบัติในด้านการนำเสนอหรือเจรจาต่อรองอยู่

ในบางองค์กรจะมีการประเมินผู้สมัครโดยการใช้กิจกรรมทางสังคมเข้ามาช่วย เช่น การจัดแคมป์สำหรับผู้สมัครงานใหม่ เพื่อประเมินความสามารถในด้านต่างๆ เช่น การวางตัวในสังคม การกำหนดบทบาทของตนเองต่อสังคม ภาวะผู้นำ ความีน้ำใจ รวมไปถึงการทำงานเป็นทีมและความอดทนในตัวผู้สมัคร ซึ่งผู้สมัครงานจะถูกประเมินอยู่ตลอดเวลา แม้กระทั่งช่วงเวลาพักหรือช่วงรับประทานอาหาร เพื่อดูถึงมนุษยสัมพันธ์ต่อคนรอบข้างด้วย

นอกจากนี้บางองค์กรยังเปิดโอกาสให้ผู้สมัครงานได้ทดลองทำงานจริงในระยะเวลาสั้นๆ เพื่อประเมินว่าผู้สมัครคนดังกล่าวเหมาะสมหรือเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้แค่ไหน ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้สมัครได้เริ่มต้นทำงานจริงกับทีมและหัวหน้า ซึ่งเมื่อถึงขั้นตอนการพิจารณา ก็อาจลองให้เพื่อนร่วมทีมช่วยวิเคราะห์และประเมินได้อีกทางหนึ่ง

สำหรับการสัมภาษณ์งานสไตล์นี้จะมุ่งเน้นถึงการเจาะลึกพฤติกรรมในอดีตของผู้สมัครงาน เพื่อพิสูจน์ว่าสิ่งที่ผู้สมัครงานตอบออกมานั้นเป็นจริงหรือไม่ เช่น การสัมภาษณ์เรื่องความอดทน หากผู้สมัครงานบอกว่าตนเองเป็นคนที่มีความอดทน อาจลองให้เขาขยายความหรือยกตัวอย่างถึงเหตุการณ์ในอดีตว่าเขาอดทนต่อเรื่องใดหรือปัญหาใดบ้าง ซึ่งหากผู้สมัครงานมีการแต่งเรื่องจะไม่สามารถเล่าได้อย่างเต็มปากเต็มคำ หรือผู้สัมภาษณ์อาจดูออกว่าเขาโกหก โดยการสัมภาษณ์งานแบบนี้เรียกว่าหลักการบันทึกแบบ STAR ได้แก่

• S (Situation) หมายถึง เหตุการณ์อะไร เกิดขึ้นเมื่อไร

• T (Task) หมายถึง งานที่ทำมีลักษณะอย่างไร

• A (Action) หมายถึง การกระทำที่เคยเกิดขึ้นในอดีต

• R (Results) หมายถึง ผลที่เกิดขึ้นจากการกระทำหรือเกิดจากเหตุการณ์นั้นๆ

โดยเมื่อผู้คัดเลือกได้บันทึกผลของคำถามไว้ทั้งหมดแล้ว ก็สามารถนำเอาผลนั้นไปวิเคราะห์หรือเปรียบเทียบกับผลของผู้สมัครงานคนอื่นๆ ได้ไม่ยาก เช่น การเปรียบเทียบว่าใครมีความอดทนมากกว่ากัน เหตุการณ์ของใครที่มีความหนักหนาสาหัสมากกว่ากัน พวกเขาใช้วิธีในการแก้ปัญหาหรือรับมือกับสิ่งต่างๆ ได้อย่างไร เป็นต้น

การได้บุคลากรที่มีความสามารถและมีประสิทธิภาพเข้ามาร่วมงานด้วย ถือเป็นส่วนช่วยทำให้บริษัทเดินหน้าต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด ดังนั้นการวางแผนการคัดเลือกพนักงานใหม่จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ฝ่าย HR และบริษัทต่างๆ ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะนอกจากจะได้คนมีความสามารถเข้ามาร่วมทีมแล้ว ยังช่วยลดขั้นตอนให้การประกาศรับสมัครพนักงานใหม่อยู่เรื่อยๆ อีกด้วย เพราะว่าขั้นตอนการคัดเลือกถูกวางแผนมาแล้วอย่างเข้มข้นนั่นเอง

หาก HR คนไหน หรือบริษัทใดกำลังมองหาผู้สมัครงานใหม่ที่มีคุณภาพ Jobsdb ของเราก็มีโปรไฟล์ของผู้สมัครจากทุกสายงานให้เลือกอย่างหลากหลาย สามารถเข้ามาคัดเลือกผู้สมัครเบื้องต้นกันได้เลย หรือหากต้องการลงประกาศรับสมัครงาน เราก็พร้อมให้บริการเช่นเดียวกัน 

หาคนที่ใช่ พนักงานที่ชอบ ต้อง Jobsdb เท่านั้น!   

⁠ผู้ประกอบการที่สนใจลงทะเบียนเพื่อลงประกาศงาน คลิกที่นี่