10 เทคนิคสื่อสารกับพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ในยุคปัจจุบันที่การแข่งขันด้านตลาดแรงงานถือว่าสูงไม่น้อยกว่าวงการอื่นๆ หลายบริษัทจึงมีการปรับตัวเพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้แข็งแกร่ง เพื่อดึงดูดพนักงานใหม่ รวมไปถึงพนักงานปัจจุบันให้ผูกพันและอยากร่วมงานกับองค์กรไปนานๆ ซึ่งการสื่อสารให้พนักงานได้รับรู้เรื่องราวในองค์กรที่เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกบริษัทควรให้สำคัญ เพราะถือเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรและพนักงาน มาดูกันว่าเทคนิคสำคัญที่จะใช้สื่อสารกับพนักงานให้ได้ผล มีอะไรบ้าง

อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดีถือว่ามีชัยไปกว่าครึ่ง โดยเริ่มต้นจากเรื่องของการสื่อสารนี่แหละ ควรมีความโปร่งใส ชัดเจน สามารถพูดคุยกับพนักงานได้ในทุกเรื่อง หรือน้อมรับฟังทุกปัญหา รวมไปถึงสไตล์การทำงานที่ชัดเจน บรรยากาศในการทำงาน และสวัสดิการต่างๆ ก็มีส่วนช่วยในการดึงดูดให้พนักงานเกิดความผูกพันกับองค์กร ถือเป็นการสื่อสารทางอ้อมที่ดีอย่างหนึ่งว่าบริษัทใส่ใจพวกเขาเสมอ หากมีการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ก็จะช่วยให้การสื่อสารเรื่องอื่นๆ ในอนาคตเป็นไปอย่างราบรื่นขึ้น เพราะเมื่อพวกเขารู้สึกดีกับองค์กร ก็ย่อมจะรับฟังเรื่องราวต่างๆ ของบริษัทได้มากขึ้นตามมาด้วย

ภายในองค์กรหรือบริษัทต่างๆ แน่นอนว่ามีหลายบริษัท หลายภาคส่วน และมีพนักงานหลายตำแหน่ง ดังนั้นผู้สื่อสารจึงควรจัดกลุ่มพนักงานให้ชัดเจน เพราะบางเรื่องที่ต้องการสื่อสารอาจพูดได้แค่กับพนักงานบางกลุ่มเท่านั้น อาจจะลองจัด Session ย่อยในการสื่อสาร โดยเลือกแบ่งตามแผนกหรือตาม Level ของพนักงาน ซึ่งวิธีนี้ผู้สื่อสารอาจจะเหนื่อยหน่อยที่ต้องพูดหลายรอบ แต่ก็เพื่อความปลอดภัยในข้อมูลที่บางเรื่องอาจเป็นความลับ

นอกจากนี้ยังอาจลองนำระบบหรือเครื่องมืออื่นๆ เข้ามาช่วยเสริม เพื่อให้การสื่อสารกับพนักงานแต่ละกลุ่มมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และช่วยเพิ่มความเป็นระเบียบในการจัดส่งข้อมูลสรุปต่างๆ ในภายหลัง สิ่งเหล่านี้ล้วนช่วยทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เทคนิคสำคัญในการเป็นผู้สื่อสารที่ดีคือต้องเปิดใจรับฟัง ต้องเริ่มต้นด้วยเรียนรู้ที่จะเป็นผู้ฟังที่ดี เพราะทุกความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะจากพนักงานล้วนมีความสำคัญทั้งนั้น เนื่องจากพวกเขาเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานจริง พบเจอกับปัญหาหรืออุปสรรคมาจริงๆ ผู้สื่อสารจึงควรนำเอาข้อความเหล่านั้นจากพนักงานมาปรับปรุงเรื่องต่างๆ ภายในบริษัทให้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ยังควรเปิดรับความคิดเห็นใหม่ๆ จากพนักงานอยู่เสมอด้วย โดยให้นำเอาสิ่งเหล่านั้นมาประยุกต์กับแผนพัฒนาบริษัทของคุณ เพื่อให้ได้สิ่งใหม่ที่ดียิ่งขึ้นและเป็นประโยชน์ยิ่งกว่าเดิม ซึ่งหากพนักงานได้เห็นว่าไอเดียของพวกเขาถูกนำมาต่อยอด ก็ถือเป็นการสร้างความประทับใจและทำให้พวกเขาได้เห็นว่าบริษัทรับฟังพวกเขาจริงๆ 

ในปัจจุบันหลายบริษัทมักจัด Town Hall ขึ้น เพื่อเน้นการอัปเดตภาพรวมขององค์กร ผลกำไร หรือแผนการดำเนินงานต่างๆ ในอนาคต โดยส่วนใหญ่มักจัดขึ้นทุกไตรมาส หรือปีละ 2 ครั้ง แล้วแต่ความสะดวกของบริษัท ซึ่งวิธีนี้ถือเป็นวิธีการสื่อสารที่ดีอย่างหนึ่ง เพราะเป็นการสื่อสารแบบองค์รวมทั้งบริษัท ทำให้บริษัทสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและเข้าถึงพนักงานทุกกลุ่ม

ซึ่งการจัด Town Hall นั้น อาจจัดขึ้นในบรรยากาศที่สบายๆ และเป็นกันเอง เพื่อให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลาย ไม่เกิดความเครียด และกล้าที่จะเสนอความคิดเห็นหรือรับฟังเรื่องราวต่างๆ จากบริษัทที่ต้องการสื่อสารออกมามากขึ้น หากจัดด้วยบรรยากาศที่ตึงเครียดเกินไป อาจทำให้การสื่อสารขาดประสิทธิภาพและไม่บรรลุเป้าหมายได้

แน่นอนว่าการจัด Town Hall ก็อาจมีข้อเสียบ้าง เช่นพนักงานบางคนไม่กล้าแสดงความคิดเห็น เพราะเป็นการรวมตัวของพนักงานทั้งบริษัท บางคนอาจเกิดความเคอะเขินที่จะพูดต่อหน้าคนหมู่มากได้ ดังนั้นเมื่อจบการ Town Hall อาจทิ้งท้ายไว้ว่า พนักงานคนไหนที่มีข้อสงสัยเพิ่มเติม สามารถสอบถามแยกเป็นส่วนตัวได้ในภายหลัง ซึ่งการคุยกันแบบ One on One ถือว่ามีข้อดีที่จะช่วยให้พนักงานกล้าเปิดใจถึงปัญหา และฟีดแบ็คเรื่องต่างๆ กับบริษัทได้อย่างสนิทใจมากขึ้น

เมื่อได้รับฟีดแบ็คต่างๆ จากพนักงานมาแล้ว ขั้นตอนสำคัญต่อไปก็คือการนำเอาข้อเสนอแนะต่างๆ ของพวกเขามาวิเคราะห์เพื่อดำเนินการปรับปรุงหรือแก้ไขต่อไป หากคุณรับฟังเฉยๆ แต่ไม่นำข้อเสนอนั้นๆ มาต่อยอด ก็เท่ากับคุณไม่ได้รับฟังพนักงานอย่างแท้จริง ซึ่งเมื่อปัญหานั้นได้รับการแก้ไขแล้ว ก็ควรสื่อสารให้พวกเขาได้ทราบเป็นลำดับต่อไป แต่หากปัญหานั้นต้องใช้เวลา หรือไม่สามารถปรับปรุงได้จริงๆ ก็ควรอธิบายให้ชัดเจนว่าทำไมข้อเสนอแนะของพวกเขาถึงไม่ได้รับการแก้ไข

นอกจากนี้ยังมีพนักงานบางกลุ่มที่ไม่กล้าพูดอะไรเลย ทั้งในการจัด Town Hall หรือแม้กระทั่งการคุยแบบ One on One ดังนั้นบริษัทจึงควรเปิดอีกหนึ่งช่องทางในการรับความคิดเห็น เช่น การส่งอีเมล หรือส่งข้อความต่างๆ แบบตัวอักษร ซึ่งพนักงานบางคนก็สะดวกใจในการเล่าปัญหาต่างๆ ผ่านช่องทางนี้มากกว่า 

ภาษากายถือเป็นอีกหนึ่งเทคนิคสำคัญในการสื่อสาร โดยเฉพาะการพูดกับคนหมู่มาก รวมไปถึงการคุยแบบส่วนตัวด้วยเช่นกัน โดยเวลาพูดกับพนักงานควรวางตัวให้เหมาะสม มีบุคลิกภาพดี เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่พวกเขา พยายามสบตาผู้ฟังเป็นระยะ เพื่อสื่อให้เห็นว่าคุณมีความตั้งใจสื่อสารจริงๆ โดยภาษากายจะเป็นการแสดงออกให้เห็นว่าคุณมีความใส่ใจในเรื่องต่างๆ มากน้อยเพียงใด  

เมื่อมีพนักงานที่ไม่ค่อยกล้าพูดแล้ว ก็ย่อมต้องมีพนักงานที่กล้าพูด กล้าแสดงความคิดเห็นเช่นเดียวกัน ดังนั้นจึงต้องเตรียมรับมือให้ดีกับข้อเสนอแนะหรือข้อโต้แย้งต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ เพราะเป็นไปไม่ได้เลยที่พนักงานจะมีความเห็นคล้อยตามคุณทุกคน ไม่ว่าจะเป็นการคุย การประชุม ย่อมต้องมีคนไม่เห็นด้วยเสมอ อยู่ที่ว่าคุณจะมีวิธีรับมือกับความเห็นต่างหรือข้อโต้แย้งได้อย่างไร

การรับมือที่ดีนั้นไม่ใช่การโต้เถียง แต่เป็นการพยายามทำความเข้าใจในมุมมองความคิดเห็นของพวกเขา แม้ลึกๆ คุณอาจจะไม่เห็นด้วยกับพวกเขา แต่คุณอาจต้องอาศัยหลักในการอธิบายที่ดี พูดเหตุผลเป็นข้อๆ ด้วยน้ำเสียงปกติ ไม่สื่อถึงการโต้เถียง พวกเขาก็จะรับฟังคุณมากขึ้น 

การเตรียมตัวในการสื่อสารที่ดีอีกหนึ่งอย่างคือการใช้คำพูดที่เหมาะสม เพราะบางครั้งหากใช้คำพูดที่ผิด อาจทำให้การสื่อสารคลาดเคลื่อนหรือผู้ฟังเข้าใจผิดได้ และหากใช้คำพูดที่ไม่เหมาะสม ก็อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกไม่ดีหรือเสียความรู้สึกได้ พาลจะทำให้พวกเขาปิดรับและไม่อยากสื่อสารกับคุณต่อก็เป็นได้

นอกจากนี้การควบคุมเสียงก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะสามารถช่วยสื่อสารให้พนักงานรับรู้ถึงความรู้สึกของคุณได้ ควรมีการควบคุมน้ำเสียงให้น่าฟัง น่าเคารพ หากอยู่ดีๆ มีข้อโต้แย้งเกิดขึ้น แล้วคุณเริ่มมีอารมณ์โมโห ให้รีบปรับเสียงให้เบาลงหรือนุ่มลงเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อทำให้พนักงานรู้สึกคล้อยตามมากกว่าการใช้เสียงดัง มิฉะนั้นอาจเกิดการต่อต้านจากพนักงานได้

อย่าลืมที่จะแสดงความยินดีกับพนักงานเมื่อพวกเขาประสบความสำเร็จ เพราะนี่ถือเป็นการสื่อสารที่ทรงพลังอย่างหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งความสำเร็จที่เกิดจากการทุ่มเททำงานให้กับบริษัท นั่นจะทำให้พวกเขารู้สึกถึงความใส่ใจของบริษัทที่มีต่อพนักงานอย่างแท้จริง ทำให้พวกเขามีกำลังใจและแรงบันดาลใจในการผลิตชิ้นงานใหม่ๆ ตามมาให้มีคุณภาพอย่างต่อเนื่อง เพราะสิ่งเหล่านี้ถือว่าส่งผลต่อจิตใจและบรรยากาศการทำงานที่ดีในอนาคต

จริงๆ แล้วการสื่อสารกับพนักงานไม่ว่าจะจำนวนน้อยหรือมาก ถือว่าไม่ใช่เรื่องยากแต่อย่างใด แต่ต้องอาศัยการฝึกฝนและการเข้าใจพนักงานอย่างแท้จริง หากภายในจิตใจของคุณพร้อมเปิดรับฟังและอยากพูดคุยกับพวกเขาจริงๆ การสื่อสารออกมาย่อมต้องไม่ใช่เรื่องยากแน่นอน แล้วพนักงานก็จะตั้งใจฟังในทุกสิ่งที่คุณพูดและอยากสื่อสารกับพวกเขาแน่นอน