บริหารเวลาอย่างไร ให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในหลายบริษัทน่าจะเคยเจอกับปัญหาการทำงานไม่ทันเวลาของพนักงาน หรือปริมาณงานที่มากเกินไปจนทำให้พนักงานผลิตผลงานออกมาได้ไม่ตรงตามเวลา หรือชิ้นงานออกมาไม่มีคุณภาพเท่าที่ควร ดังนั้นบทความนี้จะพาไปเรียนรู้วิธีบริหารเวลา ที่จะช่วยทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การบริหารจัดการงานในแต่ละวันให้เหมาะสม ถือเป็นสิ่งที่ช่วยลดความเครียด และช่วยให้เนื้องานออกมามีคุณภาพมากยิ่งขึ้น เมื่อพนักงานได้วางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ จะส่งผลให้พวกเขารู้สึกมั่นใจในการทำงานของตัวเองมากยิ่งขึ้น แล้วยิ่งถ้าพวกเขาสามารถส่งงานชิ้นสำคัญได้ตรงตามไทม์ไลน์ ก็จะยิ่งช่วยสร้างความไว้ใจให้กับหัวหน้าและเพื่อนร่วมทีมอีกด้วย

ซึ่งการบริหารเวลานอกจากจะมอบประโยชน์ในเรื่องการทำงานแล้ว ยังส่งผลให้พนักงานใช้ชีวิตส่วนตัวได้อย่างมีความสุขมากขึ้น เพราะเมื่อพวกเขาสามารถเคลียร์ได้ทันตามกำหนด ก็จะช่วยให้เขาไม่ต้องพะวงและเก็บเอาเรื่องงานมาเครียดนอกเวลางานด้วย ซึ่งพนักงานที่มี Work Life Balance ที่ดี มีแนวโน้มที่อยากทำงานต่อกับบริษัทเพิ่มขึ้นถึง 10%

ตั้งแต่ช่วงการระบาดของโควิด-19 มาจนถึงปัจจุบัน การทำงานแบบไฮบริดก็ได้กลายมาเป็นมาตรฐานการทำงานแบบใหม่ที่หลายบริษัทนิยมใช้ เพราะมีส่วนช่วยให้พนักงานมี Work Life Balance ที่ดีขึ้น และช่วยลดความเครียดหรือความวุ่นวายในช่วงเวลาที่ต้องเดินทางไปเข้าออฟฟิศได้

แต่การทำงานแบบไฮบริด หรือ Remote Work ก็อาจมีข้อเสียด้วยเช่นกัน เพราะการที่พนักงานไม่ต้องเข้าออฟฟิศ แต่สามารถทำงาจากที่ไหนก็ได้นั้น ก็อาจส่งผลให้บางคนแยกเรื่องส่วนตัวกับเรื่องงานออกจากกันไม่ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งส่งผลให้เกิดความเครียดจนลามไปสู่อาการ Burn Out ได้

โดยการให้พนักงานมีอิสระหรือความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น ก็อาจช่วยทำให้พวกเขาสามารถจัดการหรือบริหารเวลาได้ดีขึ้น ดังนั้นบริษัทจึงควรให้พนักงานมีอิสระในการบริหารเวลาของตนเองให้มากที่สุด แต่ก็ต้องอาศัยเรื่องของเครื่องมือในการสื่อสาร เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ต้องทำงานเกินเวลาและใช้เวลาให้มีประโยชน์มากที่สุด

ในปัญหาของการบริหารเวลานั้นอาจมีรายละเอียดที่แตกต่างกันไป ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุดในการรับมือกับปัญหาเหล่านี้ก็คือเรื่องของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ หากพนักงานกำลังประสบปัญหาเรื่องการบริหารเวลา บริษัทอาจลองพิจารณาดูว่าปัญหาต่างๆ เกิดจากสิ่งเหล่านี้หรือไม่

• พนักงานมีปริมาณที่มากเกินไป จนไม่สามารถจัดการตารางเวลาของตัวเองได้

• พนักงานมีปัญหาในเรื่องของขั้นตอนการทำงาน

• เกิดจากทั้ง 2 เรื่องรวมกัน

ซึ่งหากพนักงานคนใดคนหนึ่งมีงานที่ล้นมือจนเกินไป หัวหน้าหรือบริษัทอาจต้องช่วยในการกระจายงานไปให้สมาชิกในทีมคนอื่นที่ยังมีสล็อตว่างอยู่ หรือช่วยดูแลในเรื่องของการขยายเดดไลน์ เพื่อช่วยสร้างความมั่นใจและลดความเครียดให้กับพนักงานคนนั้น แต่ถ้าหากมีพนักงานที่ปัญหาเรื่องของขั้นตอนการทำงาน ก็อาจต้องมีการทำความเข้าใจเรื่องการทำงานกันใหม่หรือมีการเทรนนิ่ง เพื่อให้เขาเข้าใจการทำงานมากขึ้น

หัวหน้าทีมควรต้องดูแลของลำดับความสำคัญของงานให้ดี เพราะงานแต่ละชิ้นมีความสำคัญไม่เท่ากัน จึงต้องควรมีการแบ่งความสำคัญของแต่ละชิ้นงานให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด เมื่อเรียงลำดับความสำคัญของงานได้แล้ว ก็ควรระบุกำหนดวันส่งงานไว้ให้ขัดเจน เพื่อให้พนักงานแต่ละคนบริหารเวลาได้อย่างเหมาะสม ว่างานชิ้นไหนควรเสร็จก่อนหรือหลัง

การมีข้อเสนอที่น่าสนใจหยิบยื่นให้พนักงานก็อาจมีส่วนช่วนกระตุ้นให้เขาบริหารเวลาได้ดีขึ้น รวมไปถึงการผลิตผลงานที่มีคุณภาพออกมาได้อีกด้วย ตัวอย่างก็คือการลองตั้งเป้าหมายให้สูงขึ้น แล้วกำหนดโบนัสพิเศษปลายปี เพื่อช่วยกระตุ้นการทำงานของทีม

เมื่อพนักงานมีความสุขหรือสนุกกับงาน ก็จะทำให้เขาอยากตื่นมาทำงาน สิ่งเหล่านี้จะช่วยส่งผลให้พวกเขามีแรงบันดาลใจในการผลิตผลงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีคือควรเริ่มจากแผนก HR ที่บริษัทควรคัดเลือกพนักงาน HR ที่มีคุณภาพมาดูแลพนักงาน พร้อมเดินหน้าสร้างองค์กรแห่งความสุข ให้กำลังใจ รวมถึงให้คำแนะนำและคำปรึกษาในยามที่พนักงานมีปัญหาต่างๆ เรื่องงาน

เมื่อได้รับมอบหมายงานแล้วและพิจารณาถึงไทม์ไลน์ต่างๆ แล้ว ควรเริ่มต้นโปรเจ็กต์นั้นแต่เนิ่นๆ พยายามทำให้เสร็จก่อนถึงเดดไลน์ จะได้ช่วยเผื่อเวลาให้ตรวจทานความเรียบร้อยอีกครั้ง ซึ่งนี่จะส่งผลดีให้เกิดความรอบคอบในการทำงานมากขึ้น แถมยังทำให้ไม่เครียดกับงานชิ้นอื่นๆ อีกด้วย นอกจากนี้ยังควรสนับสนุนให้พนักงานลองใช้เวลาสงบๆ เพื่อเตรียมความพร้อมในการทำงานแต่ละวัน

พนักงานทุกคนควรกำหนดขอบเขตการทำงานกับชีวิตส่วนตัวให้ชัดเจน เพื่อรักษาสมดุลที่ดีในชีวิต แม้ว่าการช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานหรือบริษัทก็เป็นสิ่งที่ควรกระทำเช่นกัน แต่บางครั้งหากงานในมือล้นจนเกินรับไหว หรือมีการขอความช่วยเหลือเข้ามาช่วงนอกเวลางาน พนักงานจึงควรเรียนรู้ที่ปฏิเสธให้เป็น เพราะหากว่าช่วยเหลือคนอื่นมากจนเกินไป ก็อาจกระทบการบริหารเวลางานของตนเอง จนทำให้งานที่ทำอยู่ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร หรืองานอาจเสร็จไม่ตรงตามกำหนดเวลาได้

บริษัทหรือฝ่าย HR ควรมีการจัดกิจกรรมเพื่อให้พนักงานได้กระชับความสัมพันธ์และสร้างมิตรภาพที่ดีภายในทีม สร้างความเคารพนับถือซึ่งกันและกัน ได้ให้พนักงานได้ละลายพฤติกรรมและทำความรู้จักกันให้มากขึ้น สิ่งเหล่านี้ถือเป็นวิธีการที่จะทำให้คนในทีมร่วมงานกันได้อย่างไร้รอยต่อมากขึ้น และคอยเตือนกันเองในทุกๆ เรื่อง รวมถึงของการบริหารเวลาการทำงาน เพราะหากความสัมพันธ์ในทีมดี ก็จะทำให้งานลื่นไหลและเสร็จทันเวลาได้ในที่สุด

บางครั้งการที่งานจะเดินหน้าได้ ก็ต้องอาศัยอุปกรณ์การทำงานที่ดีและมีคุณภาพ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเครื่องเขียน อุปกรณ์สำนักงาน อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ สัญญาณอินเทอร์เน็ต ฯลฯ ก็จะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างลื่นไหลไม่มีสะดุด หากบริษัทไม่มีการเตรียมอุปกรณ์สำรองไว้ให้เพียงพอ หรือไม่มีการดูแลอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อยู่เสมอ ก็จะทำให้พนักงานเสียเวลาและทำงานได้ช้าลง จนตารางที่วางแผนต้องปรับเปลี่ยนหรือเลื่อนอย่างไม่จำเป็น

บางครั้งพนักงานบริษัทหลายคนอาจกดดันตัวเองจนทำให้เกิดความเครียด ว่าจะส่งงานไม่ทันตามกำหนดเวลา ซึ่งการวางแผนที่ดีจะทำให้รู้ว่าปัญหาอาจเกิดขึ้นทุกเมื่อ และทำให้คิดได้ว่าสิ่งต่างๆ อาจต้องใช้เวลาในการดำเนินการนานกว่าที่คาดการณ์ไว้ ดังนั้นจึงควรทำงานตามหลักความเป็นจริง ไม่กดดันหรือเครียดมากจนเกินไป เพราะสิ่งนี้ก็อาจส่งผลให้การบริหารเวลาทำงานสะดุดลงได้เช่นกัน ลองใช้เวลาพักเพื่อคุยกับเพื่อนร่วมทีมเพื่อระบายความเครียดหรือขอคำปรึกษาเรื่องงาน ก็จะช่วยให้พนักงานกลับไปทำงานได้อย่างปลอดโปร่งมากขึ้น

บางกิจกรรมหรือบางขั้นตอนที่ยิบย่อยอาจทำให้เสียเวลาในการทำงานโดยใช่เหตุ เรามักจะได้ยินพนักงานหลายคนบ่นว่าต้องเข้าประชุมทั้งวัน จนแทบไม่มีเวลาทำงาน โดยการประชุมที่ไม่มีแบบแผน ถือเป็นกิจกรรมที่ทำให้เสียเวลาที่สุด ดังนั้นจึงควรมีการประชุมแบบพอดี หรือก่อนประชุมควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเรื่องที่ต้องคุยหรือัปเดตกันอย่างชัดเจน

เรื่องนี้ถือเป็นปัญหาที่หลายบริษัทต้องพบเจอ นั่นคือปริมาณงานไม่สัมพันธ์กับปริมาณพนักงาน บางแผนกมีทีมแค่ไม่กี่คน แต่งานเยอะจนคนในทีมรับไม่ไหว หรือบางครั้งแย่ไปกว่านั้น ที่คนๆ เดียวต้องรับหน้าที่ทำทุกอย่างแบบจับฉ่าย นี่จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้พนักงานขาดประสิทธิภาพในการบริหารเวลาทำงาน จนอาจส่งผลให้พวกเขาลาออกได้ในที่สุด

ดังนั้นทางฝ่าย HR หรือบริษัทควรพิจารณาในเรื่องการรับพนักงานใหม่เพิ่ม เพื่อเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระของพนักงานปัจจุบัน หรือติดในเรื่องของงบประมาณอาจลองมองดูพนักงานแบบสัญญาจ้าง พนักงานฟรีแลนซ์ หรือเด็กฝึกงาน ก็สามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้ทางหนึ่ง

เรื่องการบริหารเวลาทำงานถือเป็นสิ่งที่ฝ่าย HR หรือบริษัทควรให้ความใส่ใจ เพราะถือเป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญที่จะสื่อให้เห็นว่าบริษัทมีความใส่ใจพนักงนและไม่ทอดทิ้งให้พวกเขาต้องเผชิญหน้ากับงานที่ล้นมือ จนไม่สามารถบริหารจัดการเวลาให้ดีได้ เพื่อป้องกันให้พนักงานที่มีความสามารถอยู่กับบริษัทไปนานๆ หรือลดปัญหาการลาออกของพนักงาน

หากบริษัทไหนกำลังมองหาพนักงานใหม่ เพื่อเข้าไปช่วยแบ่งเบาภาระของพนักงานปัจจุบัน Jobsdb มีโปรไฟล์ของพนักงานทุกสายงาย ทุกตำแหน่ง ให้เข้ามาเลือกเฟ้นหาคนคุณภาพกันแบบฉ่ำๆ ใช้งานได้แล้ววันนี้ทั้งในเว็บไซต์และแอปพลิเคชัน