วิธีที่ HR สามารถนำ AI มาใช้ในที่ทำงาน

แม้ใครต่อใครจะบอกว่ายุคนี้เป็นยุคของปัญญาประดิษฐ์หรือ AI (Artificial Intelligence) หากมนุษย์เราไม่ได้นำสิ่งนั้นไปใช้ต่อยอดอย่างสร้างสรรค์ก็เปล่าประโยชน์ ยกตัวอย่างสายงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์หรือ HR ที่เราคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว AI เองก็เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานได้อย่างดี และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมได้อย่างยอดเยี่ยม 

อย่างไรก็ตาม หลายคนอาจมองว่า HR เป็นสายงานที่มุ่งเน้นเกี่ยวกับการจัดการคน แล้ว AI จะเข้ามาช่วยทำงานได้จริงเหรอ ขนาดคนด้วยกันจัดการกันเองยังไม่ค่อยจะลงตัวเลย วันนี้ JobsDB ขอพาทุกคนทรานส์เฟอร์เข้าสู่ยุค Digital HR ยกระดับการทำงานของฝ่ายสรรหาบุคลากรให้ Smart and Intelligent กว่าเดิม พร้อมปรับปรุงกระบวนการและการดำเนินงานของฝ่าย HR ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

ต้องยอมรับว่าการจัดการคนด้วยคนด้วยกัน บ้างประสบความสำเร็จ บ้างก็เลวร้ายกว่าเดิมจนคนลาออกไปก็มาก เพราะมนุษย์ทุกคนล้วนมีเหตุผลและอารมณ์เป็นของตัวเอง ดังนั้น การใช้ AI Tools เข้ามาช่วยจัดการหรือบริหารคน อาจจะช่วยลดปัญหาเรื่องอคติ รักพี่เสียดายน้อง สร้างภาพลักษณ์ให้ฝ่ายแผนกทรัพยากรบุคคล มีความเป็นกลางและน่าเชื่อถือมากขึ้น เพราะทุกอย่างตัดสินจากข้อมูลในมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด  

เริ่มตั้งแต่กระบวนการสรรหาบุคลากร ด่านแรกของ Candidate ที่ต้องเจอกับ HR ปัจจุบันมี AI Tools หลายตัว ซึ่งเข้ามาช่วยจัดการขั้นตอนนี้มากขึ้น ด้วยการวิเคราะห์ภาพรวมของเรซูเม โดยการดูจาก Keyword ว่าตรงกับที่ทางบริษัทต้องการไหม ทั้งยังช่วยตรวจสอบรายละเอียดเบื้องต้นของใบสมัครว่าครบถ้วนไหม ขาดตกตรงไหนหรือเปล่า รวมถึงช่วยสรุปข้อมูลอื่น ๆ จนถึงบอกได้ว่า อันนี้ผ่านหรือไม่ผ่าน 

ว่าง่าย ๆ คือ AI เปรียบเสมือนด่านแรกในการพิจารณาก่อนถึง HR นั่นเอง ช่วยลดเวลาการทำงาน ลดภาระงาน ทำให้การทำงานง่ายและสะดวกขึ้น โดยที่ HR เองไม่ต้องมานั่งอ่านประวัติผู้สมัครแบบละเอียดทีละคน ดูได้จากสรุปของ AI เลย

ตัวอย่าง Tools กับการทำงาน HR

• Talentify AI : โซลูชันที่ใช้โมเดลของ Machine Learning ในการตรวจสอบเรซูเม และเลือก Candidate ที่เหมาะสมในตำแหน่งงานที่เปิดรับ

• XOR AI: โปรแกรมที่ใช้การสื่อสารอัจฉริยะแบบ NLP (Natural Language Processing) ที่ช่วยสร้างข้อความโฆษณางานแบบง่าย ๆ และใช้การสนทนากับผู้สมัครได้ ฟีลแบบแชตบอต

มาที่ส่วนของการจัดการและพัฒนาคนกันบ้าง ซึ่งการจะบริหารจัดการได้นั้น ต้องอาศัยข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ พนักงานแต่ละคนก็ต้องการการเติบโต career path ที่แตกต่างกัน โดย HR อาจจะนำข้อมูลเหล่านั้นที่ได้มาจากการสัมภาษณ์ ประวัติการทำงาน ความสนใจ KPI ฯลฯ 

จากนั้นมาจัดเก็บอย่างเป็นระบบ โดยการใช้ HR Information System ที่ใช้ AI ในการจัดเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ดูว่า พนักงานแต่ละคนควรจะพัฒนาต่อไปในทางไหน หรืออะไรที่ HR เข้าไปซัพพอร์ตแล้วทำให้คนทำงานของเรามีความสุขได้ จะได้แก้ปัญหาและจัดการคนได้ให้ไปต่อได้อย่างถูกจุด

ตัวอย่าง Tools กับการทำงาน HR

• Peakon : แพลตฟอร์มที่ใช้ AI วิเคราะห์และช่วยจัดการความพึงพอใจของพนักงานภายในองค์กร โดยใช้ข้อมูลจากการสำรวจและการตอบรับจากพนักงาน เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มและเช็กเรื่องความพึงพอใจและอารมณ์ของพนักงานในองค์กร

• Talentsoft : โปรแกรมที่ใช้ AI ช่วยวางแผน พัฒนาและบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพขึ้นตามความต้องการขององค์กร ตั้งแต่จัดการข้อมูลส่วนตัวพนักงาน ติดตามและประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน ไปจนถึงช่วยจัดการเรื่องสวัสดิการและค่าตอบแทนให้เหมาะสมกับยุคปัจจุบัน

ระบบการจัดการประสิทธิภาพอาจใช้ AI ในการตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงาน และระบบการเรียนรู้ออนไลน์ (Online Learning Management Systems) ที่มีการปรับปรุงตามความก้าวหน้าของพนักงานโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่าง Tools กับการทำงาน HR

• Workday : ซอฟต์แวร์ที่ช่วยวิเคราะห์แนวโน้มและบอกแนวทางการตัดสินใจทางธุรกิจ โดยประมวลผลจากข้อมูลทรัพยากรบุคคลและข้อมูลธุรกิจอื่น ๆ ขององค์กร เพื่อให้ HR บริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

• Cornerstone OnDemand: ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HRMS) ช่วยให้ฝ่าย HR จัดการข้อมูลพนักงาน จัดลำดับโครงสร้างองค์กร วางแผนการพัฒนาบุคลากร ไปจนถึงจัดการการฝึกอบรมของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขึ้นชื่อว่าเป็นส่วนงานของการบริหาร จะบริหารทรัพย์สินหรือบริหารคน ย่อมต้องใช้ทักษะการวางแผน วางกลยุทธ์อย่างรอบด้าน ดังนั้น AI ในการทำงานของ HR ส่วนนี้จึงเป็นโปรแกรมเกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากรบุคคล (HR Planning Software) โดยใช้ AI ในการช่วยทำนายความต้องการของคนทำงานในอนาคต ว่าการทำงานแบบไหนที่เขาจะโอเค หรืออะไรที่คนทำงานกำลังมองหามากที่สุดในองค์กร เพื่อให้บริษัทเองค่อย ๆ ปรับตัวให้ตรงกับความต้องการของ Talent New Gen

นอกจากนี้ AI Tools ยังช่วย HR วางแผนแนวโน้มการจ้างงาน รวมถึงช่วยวางแนวทางการพัฒนาบุคลากรได้อีกด้วย

ตัวอย่าง Tools กับการทำงาน HR

• BambooHR: โซลูชันบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) ในรูปแบบของซอฟต์แวร์ (SaaS) ซึ่งช่วยจัดการข้อมูลพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว การสมัครงาน การบันทึกเวลาทำงาน การลางาน และการประเมินงาน ทั้งยังมีคุณสมบัติในการสร้างรายงานและช่วยวิเคราะห์ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อให้ HR ตัดสินใจง่ายขึ้น

• PeopleSoft: แพลตฟอร์มที่ใช้ AI จัดการข้อมูลการทำงานและวางแผนทรัพยากรบุคคลในองค์กร เช่น การจัดการข้อมูลพนักงาน การจัดการเงินเดือนและสวัสดิการ การบริหาร การฝึกอบรมและการวางแผนการพัฒนาบุคลากร โดยสามารถปรับแต่งและประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับแต่ละธุรกิจได้

ปิดท้ายด้วย “ความสุขของคนทำงาน” เรื่องที่ดูเหมือนจะเล็กแต่ช่วยชุบชูใจให้พนักงานมีกำลังใจและมีความสุขในการทำงานต่อไปแบบไม่ Burnout โดยส่วนนี้ AI สามารถเข้ามาช่วยงานของ HR ได้ตั้งแต่การทำแบบสำรวจ แบบสอบถามความพึงพอใจของคนทำงาน (Employee Satisfaction Surveys) พร้อมรับฟังฟีดแบ็กแบบรอบด้านแบบใจเป็นกลาง 

จากนั้นนำข้อมูลที่ได้มาให้ AI ประมวลผล เพื่อหาแนวทางปรับปรุงสภาพแวดล้อมทำงานที่เหมาะสมให้พนักงานทุกคนมีความสุขมากที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้ ให้เขาพร้อมจะทำงานให้กับองค์กรอย่างเต็มที่

ตัวอย่าง Tools กับการทำงาน HR

• Culture Amp: แพลตฟอร์มที่ใช้ AI สร้างแบบสำรวจหรือแบบสอบถามที่เราสามารถกำหนดเองได้ เพื่อวัดความพึงพอใจของพนักงาน เช่น สภาพการทำงาน ความสัมพันธ์ระหว่างทีม ความพึงพอใจในการทำงาน และปัจจัยอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อสภาพอารมณ์ต่อการทำงาน จากนั้นนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ เพื่อให้ผู้บริหารและฝ่าย HR ปรับปรุงและพัฒนาทรัพยากรบุคคลต่อไป

• Glint: แพลตฟอร์มที่ใช้ในการวิเคราะห์และเก็บข้อมูลเกี่ยวกับความพึงพอใจของพนักงาน โดยใช้ข้อมูลจากการสำรวจและการประเมินประสิทธิภาพ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมทำงานที่ดีในองค์กร แน่นอนว่าแพลตฟอร์มนี้ทาง HR สามารถสร้างแบบสำรวจที่ปรับแต่งได้เอง เช่นเดียวกับ Culture Amp

หากใช้ AI แบบถูกที่ถูกทาง เข้าใจถึงประสิทธิภาพของปัญญาประดิษฐ์อย่างแท้จริง จะเห็นได้ว่า AI เข้ามามีบทบาทในการทำงานของ HR อย่างมาก เรียกว่าตั้งแต่กระบวนสรรหาคน รักษาเก่าให้อยู่ต่อ ช่วยวางแพลน ประเมินทุกอย่างจากฐานข้อมูลจริง ส่งผลให้การทำงานของฝ่ายบุคคลเป็นไปอย่างเหมาะสมและทันสมัย มีประสิทธิภาพมากขึ้น ที่สำคัญ AI ยังช่วยลดเวลาในการทำงาน ลดขั้นตอนต่าง ๆ ให้พนักงานนำเวลาที่มีค่าไปจัดสรรกับงานอื่นได้ เรียกว่าเป็น Tools ที่สร้างความคุ้มค่าในยุคดิจิทัลปัจจุบันและอนาคต