เรียนรู้เทคนิค! การบริหารความเสี่ยงด้าน HR

ระบบการบริหารความเสี่ยง ถือเป็นอีกหนึ่งระบบที่องค์กรส่วนใหญ่มักนำมาใช้ เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ ความเสี่ยงด้านการเงิน การบริหารเงิน และการดำเนินธุรกิจ ซึ่งในการดำเนินธุรกิจนั้น อีกหนึ่งสิ่งที่ขาดไม่ได้คือเรื่องการบริหารทรัพยากรบุคคลที่อาจเกิดความเสี่ยงขึ้นได้เช่นกัน ดังนั้นบทความนี้จะพาไปรู้จักเรื่องราวเหล่านี้ให้มากขึ้น พร้อมเรียนรู้เทคนิคการบริหารความเสี่ยงด้าน HR แบบจัดเต็ม

ก่อนที่จะไปเรียนรู้เรื่องการบริหารความเสี่ยงด้าน HR เราจะพาไปทำความรู้จักกลยุทธ์หลักของาน HR กันก่อน ซึ่งมีทั้งหมด 4 ด้าน ดังนี้

เริ่มต้นตั้งแต่การสรรหา คัดเลือก สร้างแรงจูงใจ การทำให้พนักงานรู้ผูกพันกับองค์กร การจัดสรรความสามารถของพนักงานให้ตรงกับหน้าที่ การสรรหาบุคลากรแทน รวมไปถึงเรื่องการดูแลต้นทุนของพนักงานทั้งคนเก่าและคนใหม่

ข้อนี้จะเน้นการส่งเสริมให้พนักงานได้พัฒนาตัวเอง พร้อมเรียนรู้ที่จะปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น โดยมีการนำเอาเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาร่วมด้วย พร้อมทั้งดูแลและส่งเสริมเรื่องของภาวะผู้นำให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์ต่างๆ ภายในองค์กร

การส่งเสริมค่านิยมต่างๆ ภายในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของสไตล์การทำงาน วิธีคิด หรือการลงมือปฏิบัติ ตลอดจนการสร้างเสริมให้พนักงานรู้สึกผูกพันกับองค์กร มีความสุขในเนื้อหาและอยากทำงานกับบริษัท เพื่อช่วยกันขับเคลื่อนให้องค์กรเดินหน้าต่อไป

การดูแลเรื่องของระบบ กระบวนการ และเครื่องมือต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บข้อมูล การวางโครงสร้างหน่วยงาน การติดต่อและความสัมพันธ์ต่างๆ รวมไปถึงเรื่องของการประเมินผลงาน ที่จะต้องมีความสอดคล้อง สร้างความเป็นธรรม และช่วยสนับสนุนการดำเนินงานของธุรกิจองค์กร

สำหรับความเสี่ยงในการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายด้าน ทั้งในเรื่องของพนักงานปัจจุบัน พนักงานใหม่ และเรื่องงบประมาณต่างๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้อง โดยความเสี่ยงในด้านต่างๆ สามารถแบ่งออกได้ดังนี้

สิ่งที่ควรคำนึงถึงในการสรรหาบุคลากรใหม่เข้ามาร่วมงานกับองค์กร มีหลายอย่างที่ต้องระวัง เริ่มต้นด้วยเรื่องของฐานข้อมูลผู้สมัครที่ต้องมีมากพอ และจะทำอย่างไรให้บริษัทสามารถคัดเลือกพนักงานใหม่ให้เข้ามาปฏิบัติได้ทันเวลา ในขณะที่ธุรกิจก็ต้องเดินหน้าต่อไป แต่การจะเลือกคนเข้ามาทำงานกับองค์กรนั้น ยังดูด้วยว่าเขามีความสามารถมาพอหรือเปล่า สามารถเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้มากน้อยแค่ไหน เพื่อป้องกันการลาออก และฝ่ายบุคคลต้องเสียเวลาเริ่มต้นใหม่ในการคัดเลือกบุคลากร

สิ่งต่างๆ เหล่านี้ถือเป็นความเสี่ยงในการสรรหาพนักงานใหม่เข้ามาร่วมทีมด้วย ซึ่งทางทีม HR ที่นอกจากจะต้องทำหน้าที่ในการเฟ้นหาบุคคลคุณภาพแล้ว ยังต้องคอยหาแนวทางป้องกันความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นด้วย

การมีพนักงานที่มีความสามารถอยู่ในบริษัท ถือเป็นกำไรและข้อดีอย่างยิ่งที่จะช่วยขับเคลื่อนในธุรกิจเดินหน้าไปได้อย่างไร้รอยต่อ ดังนั้นบริษัทหรือฝ่าย HR จึงควรต้องใส่ใจพวกเขาให้ดีด้วยเช่นกัน มิฉะนั้นก็จะกลายเป็นความเสี่ยงในการสูญเสียเพชรเม็ดงามไปให้กับบริษัทคู่แข่งได้ เพราะคุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่า พนักงานที่มีความสามารถคนนี้ จะลาออกจากบริษัทเมื่อไร

ดังนั้นนี่จึงถือเป็นอีกหนึ่งความเสี่ยงที่ HR ต้องระมัดระวังและคอยบริหารจัดการให้ดี หากพนักงานที่มีความสามารถยืนยันที่จะลาออกจริงๆ ก็ควรมีแผนรับรองในเคสนี้ด้วย เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด ซึ่งเรื่องราวเหล่านี้ถือเป็นความเสี่ยงที่หลายองค์กรต้องเผชิญ เพราะพนักงานบางคนมีความสามารถเต็มเปี่ยมและทำงานกับบริษัทมาอย่างยาวนาน หากขาดจิ๊กซอว์ชิ้นสำคัญไป อย่างไรเสียบริษัทต้องสะดุดแน่นอน

ในปัจจุบันบริษัทหรือฝ่าย HR มักให้ความสำคัญหรือมีงบพิเศษให้พนักงานได้เทคคอร์สพิเศษ เพื่อเพิ่มพูนหรือพัฒนาตนเอง แล้วนำมาปรับใช้กับการทำงาน แต่บางทีบริษัทอาจลืมไปว่าเรื่องราวเหล่านี้ก็กลายเป็นความเสี่ยงได้เหมือนกัน เพราะถือเป็นการนำงบประมาณของบริษัทมาใช้ลงทุนอย่างหนึ่ง ถ้าหากพนักงานที่ไปเรียนรู้เพิ่มเติมมาแล้ว กลับนำความเอารู้ในส่วนนั้นมาต่อยอดกับงานที่ทำไม่ได้ ก็ถือว่าเปล่าประโยชน์และเปลืองงบบริษัทโดยใช่เหตุ

นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการที่พนักงานคนนั้น นำงบประมาณบริษัทไปเรียนคอร์สพิเศษ แต่สักพักกลับลาออกจากบริษัทเพื่อไปทำงานที่ใหม่ ก็จะกลายเป็นว่าเขาได้เอาความรู้เพิ่มเติมนั้นไปต่อยอดกับบริษัทคู่แข่งแทน นี่จึงถือเป็นความเสี่ยงที่ฝ่าย HR ต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนและหาทางแก้ไข หากมีเคสนี้เกิดขึ้นจริงๆ

สำหรับความเสี่ยงข้อนี้เกี่ยวกับเรื่อเงินเดือนหรือค่าตอบแทนของพนักงาน ที่ควรบริหารจัดการให้อยู่ในระดับที่พอดี ไม่ควรจ่ายค่าตอบแทนที่ต่ำเกินไป หรือสูงกว่าตลาดงาน โดยการจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงานต่ำเกินไป อาจทำให้องค์กรไม่สามารถรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ได้ เพราะเรื่องเงินก็ถือเป็นปัจจัยหลักสำหรับพนักงานในยุคนี้ ส่วนการจ่ายเงินเดือนที่สูงกว่าตลาดงาน ก็อาจทำให้ต้นทุนในการบริหารค่าตอบแทนสูงเกินผลงานที่องค์กรจะได้รับการทำงานของพนักงานคนนั้น หรือรายได้ไม่สอดคล้องกับปริมาณนั่นเอง

การเตรียมตัวและหรือวางแผนเพื่อรองรับความเสี่ยงด้านทรัพยากรบุคคล ถือว่ามีประโยชน์มากๆ และส่งผลต่อหลายฝ่ายในองค์กร ดังนี้

• เพื่อให้การปฏิบัติงานของคนในหน่วยงานต่างๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และไม่เกิดปัญหา

• เพื่อลดความผันผวนในด้านบุคลากรที่เกิดจากความเสี่ยง

• เพื่อลดความสูญเสียที่เกิดจากปัญหาด้านทรัพยาการบุคคล

• เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับผู้ถือหุ้น ผู้บริหารระดับสูง รวมไปถึงพนักงาน ว่าองค์กรมีการวางแผนและการรับมือความเสี่ยงที่ดี

• เพื่อการยอมรับจากองค์กรหรือบุคคลภายนอก ทำให้บริษัทดูน่าเชื่อถือ ว่ามีแผนจัดการความเสี่ยงด้านทรัพยากรบุคคลที่ดี 

คราวนี้มาเรียนรู้เทคนิคการบริหารความเสี่ยงด้านทรัพยากรบุคคลกันบ้าง มีทั้งหมด 6 ขั้นตอน ดังนี้

คนที่มีหน้าที่ในการกำหนดนโยบายความเสี่ยงด้าน HR ควรเป็นผู้บริหาร ซึ่งควรมีแบบแผนที่ชัดเจน และทำการประกาศให้พนักงานทั้งบริษัทได้ทราบว่าผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญ และใส่ใจในการดูแลเรื่องความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ช่วยสร้างความมั่นใจให้แก่พนักงาน

นอกจากนี้ยังควรมีการจัดตั้งทีมงานที่จะมาดูแลความเสี่ยงด้าน HR โดยตรง ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการสำรวจ ค้นหา และระบุความเสี่ยงด้าน HR ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา คัดเลือก การจ้างผู้สมัครงาน ความเสี่ยงในเรื่องของค่าตอบแทนและสวัสดิการ การพัฒนาบุคลากร ด้านแรงงานสัมพันธ์ และความเสี่ยงในด้านข้อมูลทรัพยากรบุคคล เป็นต้น

ถือเป็นการวิเคราะห์ในลักษณะการเปรียบเทียบกันระหว่างสิ่งที่คาดหวัง กับข้อมูลความเสี่ยงที่มีอยู่ในปัจจุบัน เพื่อนำมาต่อยอดว่าการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรนั้นมีความเป็นไปได้ที่จะเกิดปัญหามากน้อยเพียงใด หรืออาจเกิดผลกระทบจากความเสี่ยงได้อย่างไร สร้างปัญหาได้มากน้อยแค่ไหน

เมื่อได้ทราบแล้วว่าความเสี่ยงด้าน HR อะไรบ้าง ก็ควรนำเอามาความเสี่ยงต่างๆ เหล่านั้นมาประเมินและจัดอันดับ ว่าในแต่ละความเสี่ยงมีความรุนแรงมากน้อยเพียงใด โดยอาจแบ่งเป็น 4 ระดับ คือ ความเสี่ยงต่ำ ความเสี่ยงปานกลาง ความเสี่ยงสูง และความเสี่ยงสูงมาก เป็นต้น ซึ่งการจัดลำดับจะช่วยทำให้คุณได้รู้ว่าความเสี่ยงที่ควรต้องรีบรับมือ และความเสี่ยงไหนที่สามารถรอการแก้ปัญหาได้

สำหรับขั้นตอนนี้ สามารถแบ่งย่อยออกได้เป็น 4 ด้าน ได้แก่

• การรับความเสี่ยงไว้เอง

• หลีกเลี่ยงความเสี่ยง

• การโอนความเสี่ยงให้ผู้อื่น

• การป้องกันความเสี่ยงให้มากขึ้น

วิธีที่ดีคือการตรวจสอบความเสี่ยงด้าน HR อยู่เป็นระยะ เพื่อสร้างความแน่ใจว่าระบบป้องกันต่างๆ ที่วางไว้มีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด รวมไปถึงการปรับปรุงให้มีความเหมาะสมอยู่เสมอ เพราะหากไม่ระบบการตรวจสอบหรือการควบคุมความเสี่ยง ก็ย่อมเกิดความเสียหายตามมาได้อยู่ดี

จริงๆ แล้วไม่ว่าจะเป็นความเสี่ยงด้าน HR หรือความเสี่ยงในเรื่องไหนๆ ของบริษัท ก็ควรมีการวางแผนและจัดทำแผนป้องกันให้รัดกุม เพื่อป้องกันความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอ หากมีการเตรียมพร้อมรับมืออยู่เสมอ ก็จะช่วยทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นลดความรุนแรงลง หรืออาจจะไม่มีปัญหาเกิดขึ้นเลยก็ได้